Taken

Een taak is één ding dat moet gebeuren in een project. Hij kan zo klein zijn als een regel op een lijstje, of een datum, prioriteit, toewijzing, labels, subtaken, beschrijving, reacties en bestanden hebben. Taken staan in de secties van een project, en taken met een datum verschijnen ook in Vandaag en Binnenkort.

Een taak toevoegen#

Je kunt op drie manieren een taak toevoegen:

• Typ in Taak toevoegen onder een sectie in een project.
• Druk waar dan ook op q, of klik op de balk onderaan een takenlijst, om snel toevoegen te openen. Kies het project met #.
• Typ in Subtaak toevoegen in een geopende taak om een subtaak toe te voegen.

In Taak toevoegen en bij snel toevoegen zet je de details in dezelfde regel: !1 tot !5 voor de prioriteit, @label voor een label en een woord als morgen of vrijdag voor de datum. Bij Aan de slag staat alles wat snel toevoegen begrijpt.

Klik op de titel van een taak om hem te openen in een paneel aan de rechterkant. Daar wijzig je alles wat hieronder staat. Wijzigingen worden meteen bewaard.

Een datum en tijd instellen#

De datum zegt wanneer de taak af moet zijn. Klik erop in het taakpaneel en kies Vandaag, Morgen, Volgende week (komende maandag), kies een datum, of kies Geen datum om hem weg te halen. Met Tijd ernaast voeg je een tijdstip toe, bijvoorbeeld voor een belafspraak.

In een takenlijst kun je ook met de muis op een taak gaan staan en het kalendericoon gebruiken. Datums en tijden staan altijd in je eigen tijdzone.

De datum bepaalt waar een taak verschijnt:

• vandaag of eerder: in Vandaag, met taken die te laat zijn onder Verlopen
• de komende dagen: in Binnenkort
• geen datum: alleen in zijn project, en in Mijn taken als hij aan jou is toegewezen

Een taak over meerdere dagen laten lopen#

In een project met tijdlijn heet het datumveld Einddatum, en eronder staat + Doorlooptijd. Vul in hoeveel werkdagen de taak duurt, en Taskstand rekent de startdatum uit door vanaf de einddatum terug te tellen. Het paneel laat dan zien wanneer hij begint.

Een taak die begonnen is, verschijnt in Vandaag, ook als hij pas later af moet, want hij ligt op tafel. Verzet je zo'n taak naar een andere datum, dan houdt hij zijn lengte. Op de tijdlijn is hij een balk van begin tot eind. Werkdagen volgen de werkweek van degene aan wie de taak is toegewezen (die van jou als niemand hem heeft), en iedereen stelt die in zijn profiel in.

De tijdlijn, en daarmee de startdatum, is beschikbaar als de eigenaar van het project een betaald abonnement heeft. Zie Tijdlijn.

De prioriteit instellen#

Een taak heeft een van vijf prioriteiten, te zien als gekleurd streepje naast de titel:

Prioriteit	Toets
Urgent	1
Hoog	2
Normaal	3
Laag	4
Geen	5

Wijzig hem bij Prioriteit in het taakpaneel, met het vlaggetje op een taakregel, of door het cijfer in te drukken terwijl een taakregel de focus heeft. Binnen een dag staan taken op volgorde van prioriteit.

Een taak toewijzen#

Bij Toegewezen aan kies je één lid van het project, of Niet toegewezen. Wie je toewijst, krijgt een melding, tenzij die persoon dat heeft uitgezet. Welke meldingen iemand krijgt, stelt ieder zelf in, zie Account.

Een taak die aan jou is toegewezen, staat in Mijn taken en telt mee onder Van mij op het dashboard. Beperkte leden zien de ledenlijst niet, dus zij zien alleen of een taak is toegewezen of niet.

Labels gebruiken#

Met labels groepeer je taken over secties heen, zoals bug, ontwerp of wacht. Ze horen bij het project en zijn gedeeld: iedereen in het project ziet dezelfde labels.

• Klik in het taakpaneel onder Labels op een label om het op de taak te zetten of eraf te halen.
• Typ een naam in + label om een nieuw label te maken.
• Typ bij snel toevoegen @ en een naam.

De eigenaar, managers en teamleden kunnen labels maken. De eigenaar beheert ze op de pagina Labels van de projectinstellingen:

• sleep labels om de volgorde te veranderen
• klik op de naam om hem te wijzigen, of op het kleurbolletje voor een andere kleur
• Samenvoegen met voegt het ene label in het andere: de taken krijgen het andere label
• het kruisje verwijdert een label en haalt het van elke taak af

Subtaken toevoegen#

Open een taak en typ in Subtaak toevoegen om hem in stappen op te delen. Subtaken zijn taken op zich: je kunt ze openen en een datum, toewijzing en reacties geven. Een subtaak kan zelf geen subtaken hebben. Het taakpaneel laat zien hoeveel subtaken klaar zijn.

Een beschrijving schrijven#

Klik in het taakpaneel op Beschrijving toevoegen. De beschrijving schrijf je in markdown, dus je kunt koppen, lijstjes, links en vetgedrukte tekst gebruiken. Klik op Opslaan of druk op Cmd+Enter (Ctrl+Enter op Windows en Linux) om hem te bewaren, of op Annuleren om je wijziging weg te gooien.

Reageren en iemand noemen#

Bij Reacties schrijf je naar de anderen die aan de taak werken. Ook reacties zijn in markdown. Druk op Plaatsen, of op Cmd+Enter.

• Typ @ en een naam om een lid te noemen. Er verschijnt een lijst met leden; kies er een met de pijltjestoetsen en Enter. Bij een naam met spaties staat er @"Anna de Vries".
• Wie je noemt, krijgt een melding, zolang die persoon de taak kan zien.
• Wie de taak aanmaakte en aan wie hij is toegewezen, krijgen ook een melding als iemand reageert.
• Met Bijlage voeg je bestanden toe aan een reactie.
• Je eigen reacties kun je bewerken en verwijderen.

Iedereen die een taak kan zien, kan erop reageren, ook in een afgerond of gearchiveerd project.

Bestanden toevoegen#

Klik in het taakpaneel op Bestand toevoegen, of sleep bestanden erop. Afbeeldingen verschijnen als miniatuur die je kunt vergroten, andere bestanden als lijst. Webpagina's, scripts, SVG-afbeeldingen en programma's zijn om veiligheidsredenen niet toegestaan.

Hoe groot een bestand mag zijn en hoeveel opslag een project heeft, hangt af van het abonnement van de eigenaar van het project. Zie Abonnementen en limieten.

Een taak laten terugkomen#

Sommig werk komt steeds terug: een maandrapport, een wekelijkse controle van de back-up. Bij Herhalen kies je Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks, Per kwartaal of Jaarlijks, en bij Volgende datum telt vanaf hoe de volgende datum wordt bepaald:

Keuze	Volgende datum	Handig voor
Vast schema	De eerste datum op het schema na vandaag, geteld vanaf de vorige datum. Een maandelijkse taak op de 15e blijft op de 15e.	Vaste momenten op de kalender, zoals elke maand een rapport
Na afronden	Vandaag plus de tussenpoos, geteld vanaf de dag dat je hem afvinkt.	Werk waarbij de afstand telt, zoals twee weken na de vorige keer

Een terugkerende taak afvinken rondt hem niet af. Hij schuift door naar zijn volgende datum en blijft een en dezelfde taak, met zijn reacties, bestanden, subtaken en geregistreerde tijd. Subtaken die je had afgerond, gaan weer open voor de volgende ronde. Een terugkerende taak zonder datum krijgt vandaag plus de tussenpoos.

Valt de volgende datum op een dag waarop je niet werkt, dan schuift de taak door naar de eerste werkdag daarna. Het schema zelf blijft staan: een maandelijkse taak op de 1e die naar maandag de 2e gaat omdat de 1e een zondag is, staat de maand erna weer op de 1e. Welke dagen werkdagen zijn, volgt de werkweek van degene aan wie de taak is toegewezen, of die van jou als dat niemand is. Zie Je account.

Terugkerende taken tellen niet mee in de voortgang van een project, want ze zijn nooit klaar, en Alle taken voltooien bij een sectie slaat ze over. Een subtaak van een terugkerende taak rond je gewoon af.

Een taak afronden#

Klik op het rondje voor een taak, of druk op Spatie terwijl de taakregel de focus heeft. Er verschijnt een melding met Ongedaan maken, voor als het een vergissing was. Afgeronde taken verdwijnen uit de lijst; zet Afgerond aan in de balk boven de taken om ze weer te zien. Klik nog eens op het rondje om een taak te heropenen.

Iedereen die taken mag bewerken, kan ze afronden. Een meelezer kan taken afronden die aan hem zijn toegewezen. Zie Leden en rollen voor wie wat mag.

Een taak archiveren#

Archiveren zet een taak weg zonder hem te verwijderen. Een gearchiveerde taak, open of afgerond, verdwijnt uit elke lijst en elke telling, zodat de voortgang van het project weer iets zegt over wat er nog moet.

• Een afgeronde taak krijgt een archiefknop in zijn regel.
• Een open taak archiveer je via het menu ... in het taakpaneel: Archiveren.
• Zet Gearchiveerd aan in de balk boven de taken om gearchiveerde taken te zien, en haal er een terug met Terughalen.
• Een gearchiveerde taak heropenen haalt hem ook terug.

Alleen taken op het bovenste niveau kun je archiveren; subtaken gaan mee met hun hoofdtaak. Een hele afgeronde sectie wegzetten lees je bij Projecten.

De schakelaars Afgerond en Gearchiveerd worden per project onthouden, alleen voor jou.

Een taak verplaatsen of van plek wisselen#

• Sleep een taak omhoog of omlaag in een lijst om de volgorde te veranderen, of naar een andere sectie.
• Sleep op een bord een kaart naar een andere kolom.
• Sleep in Binnenkort een taak naar een andere dag om hem die datum te geven.
• Kies in het taakpaneel Verplaatsen naar in het menu ... om te zoeken naar elk project en elke sectie waarin je taken mag toevoegen.

Een taak die naar een ander project gaat, krijgt daar een nieuw nummer, dus zijn verwijzing verandert. De labels blijven achter, want labels horen bij een project, en de toewijzing vervalt als die persoon geen lid is van het nieuwe project. Subtaken, reacties, geregistreerde tijd en geschiedenis gaan mee.

Een taak verwijderen#

Kies Taak verwijderen in het menu ... van het taakpaneel. De taak en zijn subtaken worden verwijderd. De melding die volgt heeft Ongedaan maken, als je meteen van gedachten verandert.

Je eigen taken zien#

Mijn taken in de zijbalk toont elke open taak die aan jou is toegewezen, in al je projecten, per project gegroepeerd. Taken met een datum komen eerst, op volgorde van prioriteit, daarna de taken zonder datum. Met het filter bovenaan zie je ook taken die niemand heeft, taken van anderen of die van iedereen. Taken in gearchiveerde projecten blijven buiten beeld.

Een wijziging ongedaan maken#

Veel wijzigingen kun je terugdraaien: een taak afronden, heropenen, verplaatsen, verzetten, archiveren en verwijderen, onder andere. Klik op Ongedaan maken in de melding die verschijnt, of druk op Cmd+Z (Ctrl+Z op Windows en Linux) als je niet in een veld aan het typen bent. Taskstand onthoudt je laatste wijzigingen tot een uur lang.

Sneltoetsen#

Overal in de app:

Toets	Wat hij doet
q	Snel toevoegen openen
/	Zoeken openen
Cmd+K (Ctrl+K)	Zoeken openen of sluiten, ook terwijl je typt
Cmd+Z (Ctrl+Z)	De laatste wijziging ongedaan maken

Op een taakregel met focus (klik op de titel, of loop met de pijltjestoetsen door de lijst):

Toets	Wat hij doet
Pijl omlaag, Pijl omhoog, j, k	Naar de volgende of vorige taak
Enter	De taak openen
Spatie	De taak afronden of heropenen
t	Naar vandaag verzetten
m	Naar morgen verzetten
w	Naar volgende week verzetten
d	Een datum kiezen
1 tot 5	De prioriteit instellen

In een beschrijving of reactie bewaar of plaats je met Cmd+Enter (Ctrl+Enter), en met Escape stop je met bewerken.

Zitten losse toetsen je in de weg, bijvoorbeeld met een schermlezer of spraakbediening, zet dan Sneltoetsen met één toets uit in je profiel. q en / werken dan niet meer, terwijl Cmd+K en de toetsen op een taakregel met focus blijven werken. Zie Account.