Uren en facturatie

Tijdregistratie zit er gewoon in: start een timer op een taak of op het project zelf, of vul uren achteraf in. Met een tarief en een budget op het project zie je wat het werk waard is en welke uren nog gefactureerd moeten worden. Taskstand maakt geen facturen, het houdt bij wat erop hoort.

Wie met tijd werkt#

Rol	Registreert tijd	Ziet uren	Ziet tarief, budget en bedragen	Markeert uren als gefactureerd
Eigenaar	Ja	Alle	Ja, met een betaald abonnement	Ja, met een betaald abonnement
Manager	Ja	Alle	Ja, met Pro of Business	Nee
Teamlid	Ja	Alle	Nee	Nee
Klant, Meelezer, Beperkt	Nee	Geen	Nee	Nee

Klanten, meelezers en beperkte leden zien helemaal niets van tijd: geen timer, geen uren, geen schattingen. Wat er aan geld te zien is, hangt af van het abonnement van de eigenaar van het project, niet van je eigen abonnement. Meer over rollen in Leden en rollen.

De timer gebruiken#

Je kunt op drie plekken een timer starten:

• Op een taak in een lijst: klik op de afspeelknop in de regel van de taak (Timer starten).
• In de taak zelf: klik op Starten naast het taaknummer.
• Op het project zelf, zonder taak: klik bovenaan het project op Tijd registreren. Handig voor overleg, mail en al het andere waar geen taak voor is.

Je hebt één timer tegelijk. Start je een nieuwe, dan stopt de timer die liep.

De lopende timer staat bovenaan elke pagina, met de tijd die doortikt. Van daaruit:

• Klik op de tijd voor Starttijd aanpassen, als je eerder aan het werk ging dan je de timer startte. De timer loopt gewoon door.
• Klik op de stopknop voor Timer stoppen. Controleer Gestart om en Gestopt om (met -15 min, -30 min en -60 min zet je het einde terug), kies of wijzig de taak, schrijf een notitie en klik op Stoppen.
• Laten lopen sluit het venster zonder te stoppen. Weggooien gooit de timer weg en registreert niets.

Een timer zonder taak vraagt om een notitie, want verder zegt niets waar de uren voor waren.

Tijd met de hand invullen#

• Op een taak: open de taak en klik op het plusje bij de registraties (Tijd registreren). Het venster Tijdregistratie vraagt om een Datum, een tijd Van en Tot of een Duur, en een Notitie.
• Op het project: de pagina Uren van het project heeft bovenaan een invoerbalk met dezelfde velden en een knop Tijd registreren. Uren die je daar invult, komen op het project zelf te staan. Je kunt ze later aan een taak hangen door de registratie te bewerken.

Een duur kun je op verschillende manieren typen: 1:30, 1u 30m, 1,5 en 90 betekenen allemaal negentig minuten. Een los heel getal is minuten. 2d of 2 dagen betekent twee werkdagen van 8 uur.

Een registratie bewerken of verwijderen#

Klik op het potlood naast een registratie om hem te bewerken, of op de prullenbak om hem te verwijderen. In het venster Tijdregistratie kun je de tijden, de notitie en de taak aanpassen, en Factureerbaar uitvinken voor uren die je niet in rekening brengt. Die staan dan als Niet factureerbaar in de lijst.

Je eigen registraties kun je bewerken en verwijderen. De eigenaar van het project kan die van iedereen bewerken. In een afgerond of gearchiveerd project kun je geen uren meer toevoegen of wijzigen; factureren kan nog wel.

Schattingen#

Elke taak heeft in het tijdblok een veld Schatting, in minuten, uren of dagen (Eenheid). Naast de geregistreerde tijd staat dan bijvoorbeeld 3u van 5u. Een schatting is hoeveel werk er in een taak zit. Dat is iets anders dan hoe lang hij in de agenda loopt (zie Tijdlijn).

Schattingen zijn te zien voor de rollen die tijd registreren: eigenaar, manager en teamlid.

De pagina Uren van een project#

Klik in de balk van een project op Uren (het klokje). Zijn er al uren geregistreerd, dan staat op de knop het totaal in plaats van het woord. De pagina toont elke registratie per dag, met bovenaan de totalen: het totaal van de periode, de tijd per persoon en, voor wie de bedragen mag zien, wat Niet gefactureerd is en de Waarde niet gefactureerd.

Bovenaan filter je op:

• Lid: Iedereen of één persoon.
• Facturatie (eigenaar en manager): Alle uren, Niet gefactureerd, Gefactureerd of Niet factureerbaar. Voor hen opent de pagina op Niet gefactureerd, want dat is wat er nog te factureren valt.
• Periode: Dag, Week, Maand, Kwartaal, Jaar, Van tot of Alles. Met de pijlen blader je door de periodes, de dubbele pijlen springen naar de dichtstbijzijnde periode met uren, en Nu brengt je terug.

Ook het dashboard laat de uren per project zien, met een kolom Te factureren voor wat nog niet gefactureerd is.

Tarieven en budgetten#

Tarieven en budgetten stelt de eigenaar in bij de projectinstellingen, onder Tarieven en budgetten. Daarvoor is een betaald abonnement nodig (Plus en hoger). Met Gratis staat er dat je abonnement ze niet bevat; wat je eerder invulde blijft bewaard.

• Uurtarief: één tarief per project, met de valuta ervoor (euro, dollar, pond, Zwitserse frank en nog een paar).
• Budget: Geen budget, Op uurbasis of Vaste prijs.
  • Op uurbasis vraagt om het Begroot aantal uren. Het dashboard zet de geregistreerde uren ertegenover, bijvoorbeeld 32u / 40u, en kleurt rood zodra het budget op is.
  • Vaste prijs vraagt om de Afgesproken prijs. Die blijft bij het project bewaard als afgesproken bedrag en wordt niet met de uren vergeleken.

De waarde van nog niet gefactureerde uren is het aantal uren maal het uurtarief van het project.

Uren als gefactureerd markeren#

Alleen de eigenaar van het project markeert uren als gefactureerd, en alleen met een betaald abonnement.

1. Open de pagina Uren van het project.
2. Zet de filters op wat op de factuur komt, bijvoorbeeld Niet gefactureerd en de maand die je factureert.
3. Klik op Markeer als gefactureerd en bevestig.

Elke factureerbare registratie in beeld die nog niet gefactureerd was, krijgt de datum van vandaag als factuurdatum. Een lopende timer blijft buiten schot. Wil je één registratie rechtzetten, klik dan op het bankbiljet of het vinkje in de regel: dat wisselt tussen gefactureerd en niet gefactureerd. In het venster Tijdregistratie heeft de eigenaar ook een vakje Gefactureerd.

Een project heeft daarnaast de statussen Te factureren en Gefactureerd, waarmee je op het dashboard laat zien waar een project staat. Zie Projecten.

Uren over al je projecten#

De pagina Uren in de zijbalk zet elk uur dat jij mag zien, uit al je projecten, op één pagina. Die hoort bij Business en volgt je eigen abonnement in plaats van dat van een projecteigenaar, omdat de pagina niet bij één project hoort. De zijbalk laat hem alleen zien met Business en als je in minstens één project tijd registreert.

• Groeperen op: Per project, Per persoon of Per klant.
• Lid, Facturatie en Periode werken zoals op de pagina van een project, alleen zonder de periode Van tot.
• Totaal is de som van de uren. Waarde telt de bedragen per valuta op, en alleen van projecten waarvan je de tarieven mag zien. Uren van andere projecten tellen wel mee, hun waarde niet.

Registraties bewerken en als gefactureerd markeren doe je op de pagina Uren van elk project.

Exporteren#

Klik op Exporteren om de uren in beeld te downloaden als CSV-bestand, voor een spreadsheet of je boekhouding. Het bestand volgt de filters op het scherm en heeft één regel per registratie, met de kolommen Datum, Project, Klant, Persoon, Taaknummer, Taak, Minuten, Uren, Notitie, Factureerbaar, Gefactureerd, Waarde en Valuta. De factuurdatum, waarde en valuta staan er alleen bij voor projecten waarvan je de bedragen mag zien.

Welk abonnement wat bevat#

	Gratis	Plus	Pro	Business
Timer, uren en schattingen	Ja	Ja	Ja	Ja
Tarieven, budgetten en uren als gefactureerd markeren	Nee	Ja	Ja	Ja
Een manager die de bedragen met je meekijkt	Nee	Nee	Ja	Ja
Uren over al je projecten, met export	Nee	Nee	Nee	Ja

De gratis proefperiode werkt als Pro. Aantallen en prijzen staan in Abonnementen en limieten.