Projecten

Een project bevat alles wat je voor één klus doet: de taken, verdeeld over secties, de uren die erop zijn geregistreerd en de mensen die eraan werken. Elk project heeft een status, zodat het dashboard je kan vertellen wat loopt, wat wacht en wat klaar is om te factureren.

Een nieuw project maak je met de + naast Projecten in de zijbalk, en dan Nieuw project. Zie Aan de slag voor de eerste stappen.

Je weg vinden in een project#

Bovenaan een project zie je de naam, de status en, als er taken zijn, hoe ver het project is. De balk ernaast bevat de pagina's van het project:

Knop	Wat hij opent	Wie hem ziet
Taken	De secties en taken	iedereen in het project
Uren	De tijd die op het project is geregistreerd	eigenaar, manager en teamlid
Code	De commits en foutmeldingen die aan het project hangen	eigenaar, manager en teamlid, als er een repository of Sentry-project is gekoppeld
het tandwiel	De projectinstellingen	alleen de eigenaar

Tijd registreren start een timer op het project zelf, zonder taak. Zie Uren en facturatie. Meer over de codepagina lees je bij GitHub.

Taken ordenen in secties#

Elk project begint met één sectie Taken. Voeg er meer toe met Sectie toevoegen onderaan de lijst, bijvoorbeeld een per fase of per onderdeel van de klus. Sleep een sectie aan de kop om de volgorde te veranderen.

Het menu ... in de kop van een sectie bevat:

Menu-item	Wat het doet
Hernoemen	Verandert de naam van de sectie.
Delen...	Geeft beperkte leden toegang tot deze sectie. Alleen voor de eigenaar. Zie Leden en rollen.
Alle taken voltooien	Zet elke open taak in de sectie op afgerond. Terugkerende taken worden overgeslagen.
Alle taken heropenen	Zet elke afgeronde taak in de sectie weer open.
Afgeronde taken archiveren	Zet de afgeronde taken weg, zodat ze niet meer meetellen voor de voortgang.
Sectie archiveren	Zet de hele sectie weg, zie hieronder.
Verwijderen	Verwijdert de sectie. De taken verhuizen naar de eerste sectie die niet gearchiveerd is.

Secties worden, net als labels, beheerd door de eigenaar, managers en teamleden.

Een sectie archiveren#

Archiveer je een sectie, dan verdwijnen de sectie en al haar taken, open en afgerond, uit elke lijst en elke telling tot je haar terughaalt. Zo ruim je een afgerond deel van het project op zonder iets te verwijderen.

• Zet Gearchiveerd aan in de balk boven de taken om gearchiveerde secties weer te zien.
• Een gearchiveerde sectie kun je alleen lezen. Open het menu ... en kies Sectie terughalen om haar met de taken terug te zetten.
• Een gearchiveerde sectie kun je nog wel verwijderen.

Je kunt elke sectie van een project archiveren, maar dan kunnen er geen nieuwe taken bij tot je er een terughaalt of een nieuwe toevoegt. Voor het verwijderen van een sectie is altijd een andere sectie nodig die niet gearchiveerd is, want de taken moeten ergens heen.

Een weergave kiezen#

Met de schakelaar boven de taken toon je het project als Lijst, Bord of Tijdlijn.

Weergave	Wat je krijgt
Lijst	Secties onder elkaar, die je kunt in- en uitklappen. Sleep taken om de volgorde te wijzigen of om ze naar een andere sectie te verplaatsen.
Bord	Een kolom per sectie. Sleep kaarten tussen kolommen, of sleep een kolom om de sectie te verplaatsen.
Tijdlijn	Elke taak op een tijdas, als balk van startdatum tot einddatum. Zie Tijdlijn.

De tijdlijn van een project is beschikbaar als de eigenaar van het project een betaald abonnement heeft. Zonder dat blijft de knop zichtbaar, en een klik erop vertelt wat hij je zou brengen.

De weergave die je kiest wordt per project onthouden, alleen voor jou. Heb je in een project nooit gekozen, dan beslist de Standaardweergave in de projectinstellingen, en anders de Standaard projectweergave in je eigen profiel.

Afgeronde en gearchiveerde taken tonen#

Afgerond en Gearchiveerd in de balk boven de taken tonen de taken die standaard verborgen zijn. Beide worden per project onthouden, alleen voor jou. Zie Taken.

De projectstatus instellen#

De eigenaar wijzigt de status met een klik op de status naast de projectnaam, via de status op het dashboard, of in de projectinstellingen.

Status	Bedoeld voor
Concept	Een project dat nog niet is begonnen.
Actief	Werk dat loopt. Nieuwe projecten beginnen hier.
On hold	Tijdelijk stilgelegd.
Wacht op klant	De volgende stap ligt bij de klant.
Onderhoud	Af, met af en toe nog wat werk.
Te factureren	Het werk is klaar en moet gefactureerd worden.
Gefactureerd	De factuur is verstuurd.
Afgerond	Klaar. Het project kun je daarna alleen nog lezen.
Gearchiveerd	Weggezet. Het project kun je alleen nog lezen en het verdwijnt uit de zijbalk.

De status telt ook mee in de aandachtsmeter op het dashboard: een actief project waarin het twee weken stil blijft, vraagt om aandacht, en een project dat On hold staat, Wacht op klant of Gefactureerd is, telt maar half. Zie Aan de slag.

Een project afsluiten#

Afgerond en Gearchiveerd sluiten een project af. Een afgesloten project kun je alleen lezen:

• er kunnen geen taken, secties, labels, uren of leden bij en niets daarvan kan worden gewijzigd
• iedereen kan het nog lezen en op taken reageren
• de eigenaar kan uren die er al staan nog als gefactureerd markeren
• de projectinstellingen blijven open, zodat de eigenaar het project kan heropenen

Afgeronde projecten zijn verborgen op het dashboard tot je daar Afgerond aanzet. Gearchiveerde projecten zijn op dezelfde manier verborgen op het dashboard, en daarnaast in de zijbalk, in Vandaag, Binnenkort en Mijn taken. Met de knop Archiveren in de projectinstellingen archiveer je een project in één klik.

Een afgesloten project telt niet meer mee voor de lopende projecten en mensen van je abonnement. Daarom wordt heropenen ook gecontroleerd: zet de status terug op een open status, en Taskstand kijkt of het project en iedereen erin nog binnen je abonnement passen. Past het niet, dan zegt de melding wat je kunt doen. Zie Abonnementen en limieten.

Projecten in mappen zetten#

Mappen bestaan alleen in je eigen zijbalk. Niemand anders ziet ze, en een map die jij maakt verandert niets voor de anderen in een project.

• Klik op de + naast Projecten en kies Nieuwe map.
• Sleep een project op een map om het erin te zetten, of sleep het omhoog en omlaag om de volgorde te veranderen.
• Sleep een map op een andere map om haar daarin te zetten. Sleep haar op Projecten om haar terug te zetten op het bovenste niveau.
• Het pijltje voor een map klapt haar in of uit. Een klik op de naam opent het dashboard met alleen de projecten in die map.
• Het menu ... van een map bevat Hernoemen en Verwijderen. Een map verwijderen verwijdert nooit projecten: de projecten en submappen erin schuiven een niveau omhoog.

Je kunt ook een map kiezen als je een project aanmaakt.

De taaksleutel gebruiken#

Elke taak heeft een korte verwijzing, gemaakt van de taaksleutel van het project en een nummer, zoals WEB-12. Die kun je hardop noemen, in een chat plakken, in het zoekveld typen of in een commit message zetten, zodat de commit aan de taak wordt gekoppeld (zie GitHub). Het nummer telt per project.

De sleutel wordt uit de projectnaam gemaakt als het project wordt aangemaakt:

• een naam van meerdere woorden geeft de beginletters: "Hotel Van Campen" wordt HVC
• een enkel woord geeft de eerste drie letters: "Webshop" wordt WEB
• cijfers in de naam worden overgeslagen, want een sleutel bestaat alleen uit letters
• gebruikt de eigenaar de sleutel al in een ander eigen project, dan komt er een letter bij: WEB, WEBB, WEBC

Hernoem je het project, dan blijft de sleutel zoals hij was. De eigenaar kan hem wijzigen bij Taaksleutel in de projectinstellingen, met maximaal 16 letters. Oudere verwijzingen, bijvoorbeeld in commit messages van voor de wijziging, worden dan niet meer herkend. Werk je ook aan een project van iemand anders met dezelfde sleutel, dan waarschuwen de instellingen je, omdat taken in beide dan hetzelfde heten.

Zet Taaknummers tonen in lijsten aan om de verwijzing voor elke taaktitel te tonen, voor iedereen in het project.

De projectinstellingen wijzigen#

Alleen de eigenaar opent de projectinstellingen, met het tandwiel in de balk. Ze hebben vier pagina's: Algemeen, Leden, Code en Labels.

Op Algemeen stel je de naam en kleur in, de taaksleutel, de klant, een beschrijving, de status, een deadline en de standaardweergave. Met een abonnement met tarieven en facturatie stel je ook het uurtarief, de valuta en een budget in, in uren of als afgesproken prijs (zie Uren en facturatie). Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Bij Leden nodig je mensen uit en draag je het project over, zie Leden en rollen. Bij Labels beheer je de labels van het project, zie Taken.

Een project verwijderen#

Klik in de projectinstellingen op Verwijderen en typ ter bevestiging de naam van het project. Het project en al zijn taken worden verwijderd, timers die erop lopen worden gestopt en openstaande uitnodigingen vervallen. Alleen de eigenaar kan dit, en je kunt het in de app niet terugdraaien. Wil je het project alleen uit het zicht hebben, archiveer het dan.

Een project verlaten#

Iedereen behalve de eigenaar kan een project verlaten, ook een afgesloten project: open het menu ... in de balk en kies Project verlaten. Je verliest de toegang tot de taken, taken die aan jou zijn toegewezen blijven zonder iemand achter, en de uren die je registreerde blijven bij het project. De eigenaar kan niet vertrekken, maar kan het project eerst aan iemand anders overdragen. Zie Leden en rollen.