Je agenda koppelen

Een agendafeed is een persoonlijke link die je eigen agenda-app afloopt op zoek naar je taken. Elke taak met een datum verschijnt dan in je agenda, naast je afspraken, en schuift mee als je de datum in Taskstand verandert. Per feed kies je welke taken erin komen, dus je kunt één feed hebben met alles en een andere met alleen wat aan jou is toegewezen.

Agendafeeds zitten in elk abonnement.

Wat een feed wel en niet doet#

• Hij stuurt alleen de ene kant op. Taken gaan van Taskstand naar je agenda. Een afspraak in je agenda verschuiven of verwijderen verandert niets aan de taak. Pas je de taak aan in Taskstand, dan volgt je agenda de volgende keer dat hij kijkt.
• Taken maken je nooit bezet. Een taak in je agenda blokkeert geen tijd, dus hij zit niet in de weg als iemand een afspraak met je wil plannen.
• Een taak is nooit een vergadering. Er staan geen gasten of uitnodigingen op de afspraken.
• Alleen taken met een datum komen erin. Taken zonder datum blijven erbuiten.
• Alleen wat jij mag zien. Een feed bevat alleen taken uit projecten waar je lid van bent, en daarvan alleen wat je daar mag zien.

Een feed maken#

1. Ga naar Instellingen, tabblad Agenda.
2. Klik op Nieuwe feed.
3. Vul het formulier in en klik op Opslaan.

Je kunt maximaal 10 feeds hebben.

De instellingen van een feed#

Instelling	Wat het doet
Naam van de feed	De naam die je in de lijst ziet, bijvoorbeeld "Alles" of "Alleen van mij".
Toon taken toegewezen aan	Van iedereen, Aan mij toegewezen, Van mij of niemand of Aan anderen toegewezen.
Minimale prioriteit	Alle taken, of alleen taken vanaf een bepaalde prioriteit: Laag en hoger, Normaal en hoger, Hoog en hoger of Alleen urgent.
Alle projecten	Aan: elk project waar je in zit, ook projecten waar je later bij komt. Uit: vink de Projecten aan die je wilt.
Herinnering	Geen herinnering, Op het tijdstip zelf, 15 of 30 minuten van tevoren, 1 uur van tevoren of 1 dag van tevoren.
Taken over tijd naar vandaag	Een open taak waarvan de datum voorbij is, blijft op vandaag staan in plaats van in het verleden te verdwijnen.
Taken met een startdatum als hele periode tonen	Uit: een taak staat op de dag dat hij af moet. Aan: hij loopt vanaf de startdatum, en de dagen ertussen vullen zich.
Afgeronde taken meenemen	Laat ook taken zien die klaar zijn.

Wil je een feed later aanpassen, klik dan ernaast op Bewerken.

Hoe taken in je agenda staan#

• Een taak met een tijd is een afspraak op dat tijdstip. Die duurt zo lang als de schatting van de taak, of 30 minuten als er geen schatting is.
• Een taak zonder tijd is een afspraak voor de hele dag op zijn datum.
• Een taak die naar vandaag is geschoven (met Taken over tijd naar vandaag) is een afspraak voor de hele dag op vandaag, zonder herinnering.
• Een taak met een startdatum staat standaard op één dag. Met Taken met een startdatum als hele periode tonen aan is het een afspraak voor hele dagen over de hele periode, met de tijd waarop hij af moet in de beschrijving. Een taak die naar vandaag is geschoven, wordt nooit als periode getoond.
• Een terugkerende taak staat alleen op zijn eerstvolgende datum. De beschrijving zegt dat hij terugkomt.
• Een herinnering bij een taak voor de hele dag gaat om 9:00 uur af op die dag, in je eigen tijdzone.

In de beschrijving van elke afspraak staan de tekst van de taak, het project, aan wie hij is toegewezen, de prioriteit en een link terug naar de taak.

De feed bevat taken met een datum van ongeveer drie maanden geleden tot een jaar vooruit. Gearchiveerde taken en taken in gearchiveerde projecten blijven erbuiten.

De feed aan je agenda toevoegen#

Klik naast de feed op Link tonen. Je krijgt de Feedlink met een kopieerknop, een knop Abonneren die je agenda-app meteen opent, en Toevoegen aan Google Agenda.

Voeg de link altijd toe als abonnement, niet als import. Een geïmporteerd bestand is een eenmalige kopie en wordt nooit bijgewerkt.

Google Agenda#

De snelste weg is Toevoegen aan Google Agenda: die opent Google Agenda met de feed al ingevuld, en daar bevestig je. Met de hand:

1. Ga naar calendar.google.com.
2. Klik naast Andere agenda's op de plus en kies Via URL.
3. Plak de link en klik op Agenda toevoegen.

Google kijkt ongeveer één keer per dag, en dat is niet sneller te zetten. Nieuwe taken kunnen dus even op zich laten wachten.

Apple Agenda#

• Op een Mac: Archief, Nieuw agenda-abonnement, plak de link en klik op Abonneer. Zet Automatisch vernieuwen op Elk uur.
• Op een iPhone of iPad: Instellingen, Apps, Agenda, Agenda-accounts, Voeg account toe, Anders, Voeg agenda-abonnement toe, en plak de link.

Outlook#

• Outlook op het web: Agenda toevoegen, Abonneren via internet, plak de link, geef hem een naam en klik op Importeren.
• Outlook op Windows: Bestand, Accountinstellingen, Internetagenda's, Nieuw, en plak de link.

Apple Agenda en Outlook kun je vaker laten kijken dan Google.

Dezelfde stappen staan onder Stappen voor elke app als je de link in Taskstand opent. De menu's van deze apps veranderen wel eens; ziet een stap er anders uit, zoek dan naar "abonneren" of "agenda toevoegen via URL".

Houd de link voor jezelf#

Iedereen met de link kan de titels en datums van de taken in die feed lezen, zonder in te loggen. Behandel hem als een wachtwoord: zet hem niet in een chat of een gedeeld document.

Is de link ergens terechtgekomen waar hij niet hoort? Trek hem dan in:

1. Klik naast de feed op ... en kies Nieuwe link maken.
2. Bevestig. De oude link werkt meteen niet meer.
3. Abonneer je in je agenda-apps opnieuw met de nieuwe link. Agenda's die de oude gebruikten, worden niet meer bijgewerkt.

De instellingen van de feed blijven hetzelfde.

Controleren of een feed werkt#

Onder elke feed zie je wanneer een agenda hem voor het laatst heeft opgehaald (Laatst opgehaald), of Nog nooit opgehaald als nog niemand de link gebruikt heeft.

Een feed die 6 maanden door geen enkele agenda is opgehaald, wordt uitgeschakeld, zodat een vergeten link vanzelf ophoudt te werken. In de lijst staat dan dat hij is uitgeschakeld. Klik op Nieuwe link maken om hem terug te halen, en abonneer je opnieuw met de nieuwe link.

Een feed verwijderen#

Klik naast de feed op ... en kies Feed verwijderen. De link werkt niet meer en elke agenda die hem gebruikt, wordt niet meer bijgewerkt. Haal het abonnement zelf uit je agenda-app om de oude afspraken op te ruimen.