# Uren en facturatie Registreer tijd met de timer of met de hand, geef schattingen, tarieven en budgetten op, en houd bij welke uren nog op een factuur moeten. Tijdregistratie zit er gewoon in: start een timer op een taak of op het project zelf, of vul uren achteraf in. Met een tarief en een budget op het project zie je wat het werk waard is en welke uren nog gefactureerd moeten worden. Taskstand maakt geen facturen, het houdt bij wat erop hoort. ## Wie met tijd werkt | Rol | Registreert tijd | Ziet uren | Ziet tarief, budget en bedragen | Markeert uren als gefactureerd | |---|---|---|---|---| | Eigenaar | Ja | Alle | Ja, met een betaald abonnement | Ja, met een betaald abonnement | | Manager | Ja | Alle | Ja, met Pro of Business | Nee | | Teamlid | Ja | Alle | Nee | Nee | | Klant, Meelezer, Beperkt | Nee | Geen | Nee | Nee | Klanten, meelezers en beperkte leden zien helemaal niets van tijd: geen timer, geen uren, geen schattingen. Wat er aan geld te zien is, hangt af van het abonnement van de **eigenaar van het project**, niet van je eigen abonnement. Meer over rollen in [Leden en rollen](). ## De timer gebruiken Je kunt op drie plekken een timer starten: - **Op een taak in een lijst**: klik op de afspeelknop in de regel van de taak (**Timer starten**). - **In de taak zelf**: klik op **Starten** naast het taaknummer. - **Op het project zelf**, zonder taak: klik bovenaan het project op **Tijd registreren**. Handig voor overleg, mail en al het andere waar geen taak voor is. Je hebt **één timer tegelijk**. Start je een nieuwe, dan stopt de timer die liep. De lopende timer staat bovenaan elke pagina, met de tijd die doortikt. Van daaruit: - Klik op de tijd voor **Starttijd aanpassen**, als je eerder aan het werk ging dan je de timer startte. De timer loopt gewoon door. - Klik op de stopknop voor **Timer stoppen**. Controleer **Gestart om** en **Gestopt om** (met **-15 min**, **-30 min** en **-60 min** zet je het einde terug), kies of wijzig de taak, schrijf een notitie en klik op **Stoppen**. - **Laten lopen** sluit het venster zonder te stoppen. **Weggooien** gooit de timer weg en registreert niets. Een timer zonder taak vraagt om een notitie, want verder zegt niets waar de uren voor waren. ## Tijd met de hand invullen - **Op een taak**: open de taak en klik op het plusje bij de registraties (**Tijd registreren**). Het venster **Tijdregistratie** vraagt om een **Datum**, een tijd **Van** en **Tot** of een **Duur**, en een **Notitie**. - **Op het project**: de pagina **Uren** van het project heeft bovenaan een invoerbalk met dezelfde velden en een knop **Tijd registreren**. Uren die je daar invult, komen op het project zelf te staan. Je kunt ze later aan een taak hangen door de registratie te bewerken. Een duur kun je op verschillende manieren typen: `1:30`, `1u 30m`, `1,5` en `90` betekenen allemaal negentig minuten. Een los heel getal is minuten. `2d` of `2 dagen` betekent twee werkdagen van 8 uur. ### Een registratie bewerken of verwijderen Klik op het potlood naast een registratie om hem te bewerken, of op de prullenbak om hem te verwijderen. In het venster **Tijdregistratie** kun je de tijden, de notitie en de taak aanpassen, en **Factureerbaar** uitvinken voor uren die je niet in rekening brengt. Die staan dan als **Niet factureerbaar** in de lijst. Je eigen registraties kun je bewerken en verwijderen. De eigenaar van het project kan die van iedereen bewerken. In een afgerond of gearchiveerd project kun je geen uren meer toevoegen of wijzigen; factureren kan nog wel. ## Schattingen Elke taak heeft in het tijdblok een veld **Schatting**, in minuten, uren of dagen (**Eenheid**). Naast de geregistreerde tijd staat dan bijvoorbeeld `3u van 5u`. Een schatting is hoeveel werk er in een taak zit. Dat is iets anders dan hoe lang hij in de agenda loopt (zie [Tijdlijn]()). Schattingen zijn te zien voor de rollen die tijd registreren: eigenaar, manager en teamlid. ## De pagina Uren van een project Klik in de balk van een project op **Uren** (het klokje). Zijn er al uren geregistreerd, dan staat op de knop het totaal in plaats van het woord. De pagina toont elke registratie per dag, met bovenaan de totalen: het totaal van de periode, de tijd per persoon en, voor wie de bedragen mag zien, wat **Niet gefactureerd** is en de **Waarde niet gefactureerd**. Bovenaan filter je op: - **Lid**: **Iedereen** of één persoon. - **Facturatie** (eigenaar en manager): **Alle uren**, **Niet gefactureerd**, **Gefactureerd** of **Niet factureerbaar**. Voor hen opent de pagina op **Niet gefactureerd**, want dat is wat er nog te factureren valt. - **Periode**: **Dag**, **Week**, **Maand**, **Kwartaal**, **Jaar**, **Van tot** of **Alles**. Met de pijlen blader je door de periodes, de dubbele pijlen springen naar de dichtstbijzijnde periode met uren, en **Nu** brengt je terug. Ook het dashboard laat de uren per project zien, met een kolom **Te factureren** voor wat nog niet gefactureerd is. ## Tarieven en budgetten Tarieven en budgetten stelt de eigenaar in bij de projectinstellingen, onder **Tarieven en budgetten**. Daarvoor is een betaald abonnement nodig (Plus en hoger). Met Gratis staat er dat je abonnement ze niet bevat; wat je eerder invulde blijft bewaard. - **Uurtarief**: één tarief per project, met de valuta ervoor (euro, dollar, pond, Zwitserse frank en nog een paar). - **Budget**: **Geen budget**, **Op uurbasis** of **Vaste prijs**. - **Op uurbasis** vraagt om het **Begroot aantal uren**. Het dashboard zet de geregistreerde uren ertegenover, bijvoorbeeld `32u / 40u`, en kleurt rood zodra het budget op is. - **Vaste prijs** vraagt om de **Afgesproken prijs**. Die blijft bij het project bewaard als afgesproken bedrag en wordt niet met de uren vergeleken. De waarde van nog niet gefactureerde uren is het aantal uren maal het uurtarief van het project. ## Uren als gefactureerd markeren Alleen de eigenaar van het project markeert uren als gefactureerd, en alleen met een betaald abonnement. 1. Open de pagina **Uren** van het project. 2. Zet de filters op wat op de factuur komt, bijvoorbeeld **Niet gefactureerd** en de maand die je factureert. 3. Klik op **Markeer als gefactureerd** en bevestig. Elke factureerbare registratie in beeld die nog niet gefactureerd was, krijgt de datum van vandaag als factuurdatum. Een lopende timer blijft buiten schot. Wil je één registratie rechtzetten, klik dan op het bankbiljet of het vinkje in de regel: dat wisselt tussen gefactureerd en niet gefactureerd. In het venster **Tijdregistratie** heeft de eigenaar ook een vakje **Gefactureerd**. Een project heeft daarnaast de statussen **Te factureren** en **Gefactureerd**, waarmee je op het dashboard laat zien waar een project staat. Zie [Projecten](). ## Uren over al je projecten De pagina **Uren** in de zijbalk zet elk uur dat jij mag zien, uit al je projecten, op één pagina. Die hoort bij **Business** en volgt je eigen abonnement in plaats van dat van een projecteigenaar, omdat de pagina niet bij één project hoort. De zijbalk laat hem alleen zien met Business en als je in minstens één project tijd registreert. - **Groeperen op**: **Per project**, **Per persoon** of **Per klant**. - **Lid**, **Facturatie** en **Periode** werken zoals op de pagina van een project, alleen zonder de periode **Van tot**. - **Totaal** is de som van de uren. **Waarde** telt de bedragen per valuta op, en alleen van projecten waarvan je de tarieven mag zien. Uren van andere projecten tellen wel mee, hun waarde niet. Registraties bewerken en als gefactureerd markeren doe je op de pagina Uren van elk project. ### Exporteren Klik op **Exporteren** om de uren in beeld te downloaden als CSV-bestand, voor een spreadsheet of je boekhouding. Het bestand volgt de filters op het scherm en heeft één regel per registratie, met de kolommen Datum, Project, Klant, Persoon, Taaknummer, Taak, Minuten, Uren, Notitie, Factureerbaar, Gefactureerd, Waarde en Valuta. De factuurdatum, waarde en valuta staan er alleen bij voor projecten waarvan je de bedragen mag zien. ## Welk abonnement wat bevat | | Gratis | Plus | Pro | Business | |---|---|---|---|---| | Timer, uren en schattingen | Ja | Ja | Ja | Ja | | Tarieven, budgetten en uren als gefactureerd markeren | Nee | Ja | Ja | Ja | | Een manager die de bedragen met je meekijkt | Nee | Nee | Ja | Ja | | Uren over al je projecten, met export | Nee | Nee | Nee | Ja | De gratis proefperiode werkt als Pro. Aantallen en prijzen staan in [Abonnementen en limieten]().